一、什么是自动化规则

「自动化规则」是任务看板中「自由模式」的补充与完善,你可以灵活搭配条件和结果。同样的只能在普通项目中开启和设置。

企业版的项目管理员可以可以在「项目设置」中灵活配置,使工作智能高效并且个性化的运转起来,减少日常人工操作。

一个对象+一个条件+一个结果=工作流规则。

二、用户可自由配置的条件

1、针对此阶段的任务:被完成、被重做、任何条件

注:「任何条件」是指任务出现在这个阶段增加任务(如:拖拽、复制、移动等)目前不支持新建。

2、更多条件:设置执行人、截止时间、优先级、重复

触发条件执行的结果:

1、默认指派给某成员

2、自动跳转到对应阶段

三、场景实例:用自动化规则管理 HR 招聘

以招聘工作为例,在 Teambition 中使用自动化规则,只要为关键的工作节点配置条件和结果,就能让整个面试到入职的招聘流程自动化跑起来。

关键节点一:面试邀约

面试邀约的负责人是 HR,因此从复核简历到和用人部门确认,再到邀约面试者,这一些列动作只能由 HR 触发。

这时,我们可以配置这样的自动化流转规则: HR 复筛简历后认领任务 → 任务流转到「面试邀约」→ 设置用人部门面试官为执行者 → 任务流转到「面试」。

1、选择一个对象,点击加号,选择需要配置自动化规则任务阶段:「简历初筛」。

2、添加一个条件,点击加号,添加一个触发条件:设置 Aaron为执行者。

3、设置一个结果,点击加号,选择触发条件后的结果:任务流转到「安排复试」。

配置成功后,就能针对一节点的工作进行自动化流转:表示 HR 已经按照找人标准挑选出应聘者,将获得用人部门同意后对应聘者进行面试邀约。

关键节点二:面试确认

需要重点考察应聘者的主要是用人部门,因此用人部门人员是面试任务的执行者,若面试通过,则通知 HR 进行跟进为其发放 Offer。

用同样的方法,我们可以配置规则:HR 设置用人部门主管为执行者 → 任务流转到「面试安排」→ 更换 HR 为执行者 → 任务流转到「发放 Offer」→ 完成招聘。

Tips:

工作流程的设计是最关键的一步,需要全局考虑很多设计元素,例如:工作流权限,每一步工作流响应需要绑定到哪个阶段等等。

你可以参考下面几个 Tips ,让自己的工作流程更加严谨科学。

1、参考上面的示例,画出工作流程的状态转移图,方框代表对象(任务阶段),箭头代表触发状态转移的路径,箭头上的标注代表触发的条件,这样会让你配置的时候思路清晰。

示例:

2、根据状态转移流程图确定每一个操作的权限控制,以及每一个操作结束触发的其他结果。

3、根据权限控制的需求,确定任务阶段的细致划分(例如一个阶段的任务对应一个执行者)和角色配置。