先简单给大家说明几个概念:

  • 「企业成员」:加入企业组织的成员,出现在企业的「成员应用」组织架构中
  • 「项目成员」:加入某个具体项目的成员,出现在项目的「项目成员」列表中
  • 「外部成员」:加入某个项目,而没有正式加入该企业组织的成员

功能概述

相信大家在企业成员管理中经常遇到以下几个问题:

  • 项目中邀请了外部成员进入项目,这些成员不能操作很多企业级的资源,比如字段、搜索、企业应用等;
  • 仅被加入到项目中成员并不会出现在企业成员名单中,所以就没有集中管理的途径。

为了帮助大家更好地在企业中做成员管理,这次我们引入了「外部成员」管理机制:

  • 新增「添加外部成员」权限组;
  • 「外部成员」可与「企业成员」权限组相互转化;
  • 「外部成员」可以做单独权限配置;

新增「添加外部成员」角色权限

在企业「管理后台」-「企业权限」-「成员管理」中,企业成员新增「添加外部成员」的权限项,可以灵活配置;另外如果拥有「添加企业成员」权限,在邀请成员进入企业时,可以选择添加为外部成员或企业成员。

拥有「添加外部成员」权限的成员角色可以在「项目」和「成员应用」的两个入口邀请外部成员。

在项目中会通过不同的标识来区分企业成员和外部成员,以便服务企业信息安全。

「外部成员」与「企业成员」相互转化

「外部成员」可被调整成「企业成员」角色,反之「企业成员」角色也可以转化成「外部成员」角色。同时「外部成员」角色也支持账号停用和从企业中移除。

「外部成员」可以做单独权限配置

企业「管理后台 - 企业权限」新增「外部成员」权限组,可单独配置外部成员权限项,对外部成员做集中权限管理,避免数据风险。

在企业「管理后台 - 应用中心」,设置应用可用范围时,可选择包含外部成员在内的所有成员,增加与外部成员的协作的便利性。

如何充分使用这个功能

  • 可以在「成员应用 - 成员列表 - 外部成员」中对现有的外部成员做一次梳理和审计,对于长期或永久不会再进入项目协作的外部成员进行账号停用或移除企业,将那些频繁协作和沟通的外部成员转化为企业成员的任意角色;
  • 根据公司本身的实际情况和业务需求,可以在管理后台配置外部成员的权限,保障公司数据安全;
  • 外部成员将占用企业名额,2019 年 5 月 11 日之前,外部成员造成的超量不会触发阻拦,5 月 11 日之后会触发阻拦,请自助或联络客户经理增购名额,或前往「成员应用」梳理并移除长期不在企业中协作的成员。